충북교육청 전경{사진제공=충북교육청]

충청북도교육청(교육감 김병우)은 교육행정기관의 업무효율을 위해 공문 수신처(그룹) 자동 지정 프로그램을 자체 개발해 시범운영을 한다고 밝혔다. 

공문 수신처(그룹) 자동 지정 프로그램은 한글 또는 엑셀로 정리한 학교(유치원) 목록을 복사해 프로그램에 붙여넣기 하면 공문 수신처를 자동으로 지정하는 프로그램이다.

개인수신그룹 생성 파일을 제공해 시스템 업로드 후 원클릭으로 사용할 수 있다. 

그 동안 교육행정기관 업무담당자는 학교 공문 시행 시 200개가 넘는 학교와 유치원 일일이 수신처로 지정했다.

수신처 지정 작업 후 누락된 곳은 없는지 2~3회 확인하는데 1시간 이상 걸리는 등의 수고로움이 있었다.

이번에 개발한 공문 수신처(그룹) 자동 지정 프로그램 을 활용하면 1분 이내에 공문 수신처(그룹) 지정이 완료된다. 

프로그램 개발로 교육행정기관 업무담당자의 업무효율과 정확도는 향상되고 피로도는 감소될 것으로 기대된다.

학교와 유치원은 해당 없는 공문을 받지 않아 학교 업무 경감과 불편 공문서 감축에 기여할 수 있게 됐다. 

프로그램을 개발한 송면초 박성준 교사는 “충북교육연구정보원 정보운영부에근무하면서 교육행정기관 장학사·주무관님들이 수신처 지정을 위해 야근하는 모습이 안타까워 프로그램을 개발하게 됐다.”며 “수신처 자동 지정 프로그램으로 모든 교직원이 활짝 웃으며 근무하길 바란다.”고 소감을 밝혔다.  

최종홍 정책기획과장은 “프로그램 개발을 위해 기관(부서, 팀) 칸막이를 넘는 TF팀을 운영했다. 프로그램 개발, 보안성 검토, 사용매뉴얼과 홍보까지 2개 기관·6개 부서(팀) 7명의 TF팀원이 본인의 전문 분야를 살려 협업했다.”며 “앞으로 학교지원을 위해 교직원 간 소통·협업으로 업무효율성 향상이 되는 프로그램 개발을 계속 추진하겠다.”고 밝혔다. 

공문 수신처(그룹) 자동 지정 프로그램 사용을 희망하는 직원은 정책기획과 학교지원기획팀(담당자 290-2114)에 신청하면 된다.